Contents
日々積み上がるタスクたち
仕事をしていると、本当に毎日毎日山のようなタスクが発生します。メールや電話やSlackを飛ばすような、2分で済むことから、数日かけて書き上げるようなレポート、何週間も準備して臨むプレゼン、何ヶ月も前から計画し提案し、実行が完了したら結果をまとめて報告をまとめるみたいな重いプロジェクトまで。
仕事のタスクだけでもあっぷあっぷなのに、プライベートでもタスクは常に発生します。「トイレットペーパー、今度の日曜までには買わなくちゃ」「歯ブラシを変えたのいつだっけ」「昨日ベランダの植物に水はやった？」「しまった、娘の写真の申込明日までだった！ 小銭がない！」「そろそろシーツ洗わないと」「ああ、今月Amazon定期便のチェックやるの忘れてた、これ要らなかったのに……」「キャンセルの電話忘れてた」など、あとでやろう、このあとやろう、で、手からこぼれ落ちていくタスクたち。
拾い上げるものが多すぎて、やらなければいけないことに押し出されて、時間があったらやりたいこと、今度ゆっくりやりたかったこと、が、どんどん後回しになります。
中長期タスクとルーチンタスク
人のタスクは、大きく2種類に分けられる、と私は思っています。ひとつ目は、長い時間をかけて達成するプロジェクト系の中長期タスク。もうひとつは、それほど時間がかからない、でも毎日、毎週、毎曜日、毎月発生するルーチンタスク。この二つをどう整理して生活に落とし込んでいくかが、タスク管理の課題だと感じます。ルーチンタスクを落とさず、中長期タスクの達成に向かって日々を管理していくのが、タスク管理です。
中長期タスク
こちらは仕事でもプライベートでも、やり遂げるまでに段取りを踏んで、少しずつ進めていかなくてはいけないプロジェクトです。遠くの目標に向かって取り組まなくてはならないプロジェクトは、中に入っているタスクを分解し、中間で何度か進捗をチェックする必要があります。予定通りにタスクが進んでいなかったり躓いてしまったりしたときは、中間チェックをするたびに、締切を延ばさなくても調整可能なのか、それとも締切を調整した方が良いのかを考え、プランを修正し続けなくてはいけません。進捗管理を怠ると、考えていた通りに結果を出すことができず、「自分はなんてダメなんだろう」と落ち込みます。
特に仕事では、中長期タスクがうまくいかなかった場合は自分の裁量や技量を問われてしまいます。会社からの評価にも繋がってしまいますし、給与や昇進に影響したら、落ち込むどころではなく退職や転職なども頭をよぎるように。でも、自分の失敗で逃げるように退職や転職をしても、また同じ事を繰り返してしまいはしないでしょうか。バシッと管理できて達成できたら、嬉しいし自信になりますし、評価につながります。今の会社に評価されなくても、自分で段取りを踏んで達成できたプロジェクトが一つでもあれば、転職の時に頑張ったエピソードとして堂々とアピールできます。
プライベートでは、仕事や日々のルーチンワークに押されて中長期タスクは軽視されがちです。あとでやろう、いつかやろう、の積み重ねで「今年の目標で○○をやろうって決めたのに、やったのは1月だけだった」「本を出すって決めたけど書いたのは3ページだけ」「今年こそTOEICで700点取れるようにしようと思ったのに勉強したのは単語100個だけ」みたいなことになりがち。そして年末頃「今年も何にも達成できなかったな」って落ち込むのです。
仕事と違って人からの評価が関係ない分、プライベートの中長期タスクはプライオリティが下がりがちですが、プライベートの目標は自分の心や自信を補強するための大事な要素だと思っています。達成できたら「私めっちゃすごくない？ これは褒めて良くない？」って年末めちゃくちゃ嬉しいんですよ。ご褒美も買っていいと思います。達成できなかったら落ち込むだけだけど、実はこれがじわじわ心や自信を削っていきます。「私ほんとに三日坊主」「夢なんて持っても達成できたためしがない」、そう思っているうち「どうせ目標を立てても、やめちゃうかもしれないし」「できないかもしれないし」で、できるかもしれない未来まで摘み取り始めます。せっかく持った夢や目標、自分を削る刃にするのは勿体ないです。
ルーチンタスク
もうひとつの押し寄せるタスク、ルーチンタスク。これはスプラトゥーンで言うとコジャケです。押し寄せてくると、それだけで溺れます。中長期タスクを後回しにし、ルーチンを潰すことに必死になっていると、いつの間にか足下に現れた大きい中長期タスクの落とし穴に落ち込んで呆然とする羽目になります。
たくさんのルーチンタスクの多くは、実は何気ないものの積み重ねです。意識せずに習慣になっているものもたくさんあります。例えば「お風呂に入る」「歯みがきをする」「顔を洗う」「食事を用意する」など。こういった既に習慣になってしまっているものは特にタスクにする必要はありません。意識しなくてもいいからです。逆に、うっかりすると忘れてしまう細々したタスク。これが実は、めちゃくちゃ脳のリソースを占めています。私が、激推ししてるRemember the milkなどのタスクツールにルーチンのタスクを吐き出すことをおすすめするのは、この脳のリソースを開放して欲しいからです。
プライベートでは「この振込いつまでだっけ」「ケーキの予約もうすぐ」「来月は生協の申込忘れないようにしないと」「水曜はプラごみ」「火曜は燃えないゴミ」「待って粗大ゴミいつで申し込みしたっけ」「ゴミ袋切れてたのに買うの忘れてた」など。
仕事では「毎週月曜に勤務出さないと」「毎月最初の営業日は申請出すんだった」「毎週火曜と木曜にこれチェックしよう」「毎月20日頃に請求ちゃんと立ってるか確認しないと」「この期間のどこかで検診予約しないと」など。
ねえこれ、全部「あっ、忘れてた！」ってなったことありません？ 私はちなみに全部忘れたことあります。振込忘れて電話して再度振込用紙送ってもらった、請求書でてなかった、確認忘れててデータ取れてなくてお客さんに謝りに行った、定期便のチェックしてなかったから今月はスキップしようと思ってた洗剤があらたに3個パックで届いた、誕生日ケーキ予約し損ねて慌てて近所で買ってきた。笑えるものから全然笑えないものまで。そのたびに「私は本当にダメだな」「なんでうまくできないんだろう」「もっとしっかりしないと」って思ってましたけど、タスク管理ツール使うようになってから声を大にして言いたい。
全部のルーチンワークを憶えて完璧に遂行できる人間なんて、この世にはおらん！
だからタスク管理ツールを使おう
ぶっちゃけ、ルーチンタスクをうまく管理できるツールであれば、何のツールでも、お好みに合うものが見つかれば良いかなーと思っています。
ただ、私が今愛用しているRTM（Remember the milk）はこのルーチンタスクの管理にめっぽう強いのです。細かいことはまた別の記事にしますが、毎週、毎日、やった次の日、やった3日後、毎週火曜と水曜、毎月第二土曜、毎月最初の平日、平日毎日、4週間おき、など。これで「月に一度だからいつも忘れてしまう」「前やったの先週だったっけ、まだやらなくていいかな（と思ってたら1ヶ月前だった）」みたいなことからおさらばできます。
これにルーチンワークを全部吐き出してしまうと「あれいつだっけ」「これもうすぐだっけ」から、開放されるのです。だって全部アプリが憶えていてくれるから！ アプリに出てきたものさえチェックしてしまえば、今日やらなくちゃいけないことはないはずなのです！（登録し忘れてたときは除く）。
「あれいつだっけ→まだ大丈夫だった」「これもうすぐだっけ→今度の月曜でよかった」に何度も何度も脳みそを持って行かれるのがルーチンワークの怖いところです。これ、実際にタスク管理ツールを試してみると普段忘れることができて本当にストレス減るのと、中長期タスクを後回しにして飲み込まれることがなくなるので、是非体験してみて欲しいです。
中長期タスクももちろんタスク管理ツールに落とし込めます！ 具体的な管理の仕方もまた今度。というわけで、今回はここまで。タスク管理の具体例の前なのにこの長さ。オソロシイ。頑張ります。
ではまた。
