ルーチンワーク、どれくらいありますか。私は現在RTM(Remember the milk)に登録しているルーチンを抜き出すと、プライベートで26個、仕事で25個あります。頻度は毎日から年に1回までさまざまですが、一番多いのは毎日〜週に数回。年に1回レベルのものが最も少ないです。

毎日やるルーチンは、達成ボーナス感が強く、延期しやすいものを選ぶ

　絶対に毎日やるぞ、というルーチンは厳選しましょう。人間、そんなに毎日毎日同じ事できないです。また、毎日でTo do リストに登録すると、できなかったときに結構心へのダメージが強いです。私が毎日で登録しているのは以下です。

• 朝活書写 15分
• 瞑想 15分
• あすけん記録 5分
• eステ読む 10分
• 短歌作る 10分
• ムーンプランナーチェック 10分
• リングフィット 30分
• 仕事では、Daily to do check 2分　のみ

　結構ありますが、これは「自分を1歩でも前に進めやすい（だからできてたらちょっと嬉しい）」「自分をメンテナンスするのにやっとくといい」ものたちです。また、仕事のTo doチェック以外は「できないときには明日に延ばしてもいい」ことにしています。

　なんせ、RTMに「Every day（毎日）」もしくは「After 1 day（1日後）」と繰り返し登録したものについては、マジで容赦なく毎日表示されます。仕事のTo doチェック以外は明日に延ばしてもOK、ということにしていないと、割と早々に心が折れ、RTMを立ち上げること自体が億劫になってしまい、本末転倒です。厳選して「やれると気分が良いけどやれなくてもくよくよしない」ものを登録しましょう。

　ちなみに、RTMでは「Every day」と登録したものは延期すると翌日2つ表示されます。朝活書写やeステはまとめて2日分やるので「Every day」で登録しています。「after 1 day」というのは「実行した翌日に表示」するもので、瞑想などはこれで登録しています。2日分表示されても2日分をまとめてやることができないからです。

　デイリーのTo doチェックというタスクは「これで今日の仕事は終わり！」という区切りのために作っています。祝日などを勘案して「After 1 day」で登録。一日の終わりにTo do をチェックして、明日以降に延ばすものは伸ばし、その段取りも確認して、翌日の仕事をざっと見渡し、これにチェックをしたらもうPCを閉じます。（そのあとiPhoneでSlack見たりはたまにしちゃいますけど）　終わった〜！　感が心に良いです。明日に延ばした仕事があっても終わったのでヨシ！

週に1〜5回実施するルーチンは優先度「高」

　うっかり忘れやすい頻度のもので、延期するとしても1日くらいにしとかないと結構じわじわ他の仕事や生活を圧迫してしまうもの。頻度は毎日よりゆるくても優先度は高めで処理しておいた方が自分を苦しめません。

　私の場合は以下のようなものが該当します。

仕事

• 一週間のタスク確認 月 15分
• 一週間のタスク完了確認 金 15分
• 週に2回することにしているキャンペーンチェック 月・金 30分
• 週に1回かならずあるレポートや会議の準備 （実施される曜日の）前日 15分
• 週に1回勤務や中長期タスクのチェック 金曜日 15分
  

プライベート

• 2日に1回、植木のチェック 2日後 10分
• 週に1回、トイレやおふろの日常よりちょっと手の込んだ掃除 1週間後 15分
• 週に3回英会話を予約 月・木・金　5分
  

　週に数回のちょっとしたルーチンワークは、追いかけているときには「仕事が回ってる！」「最近生活に追われていない！」感じがするものですが、これらを後手後手にし始めると途端に「タスクに追いかけられている」「溺れそう」になりがちなものです。

　To do リストにこれが現れたときには、毎日のタスクよりも先にやっつけるようにすると、自分でうまく仕事や生活を回せている、感がでます。RTMに登録するときのプライオリティも高めに設定しています。

　もし、30分以上の週に数回実施するタスクがある場合は、RTMへの登録にプラスして、Outlookなど仕事の予定を管理しているカレンダーで、あらかじめ自分の作業時間をブロックしてしまいましょう。私の場合はキャンペーンのパフォーマンスチェックがそれに該当しますが、月曜と金曜日の朝9時半から1時間、繰り返しの予定を入れています。ブロックしてしまえば会議などの予定がことわりなく入らないですし、自分で入れるときもその時間は避けるようになるので、その時間に集中して取り組むことができます。

　ブロックした時間はちゃんと他の予定を入れることを避けてくださいね。自分の予定だから、って格下げして他の予定入れ始めると破綻し始めるので、護ってあげましょう。もし思いのほか早く終わったら、残った時間で他のルーチンを潰せば良いのです。

　月曜日に設定している一週間のタスク確認などは、別に大したことはしてなくて「溢れそうな日の認識」と「お休みとってる場合は予定されているタスクを前後に振りわける」みたいな感じです。これやっとくと安心して休めるのでおすすめです。溢れそうな日は、作業ブロック、として空いてる日に数時間、作業時間を予定として入れてしまうといいですよ。

忘れやすい半月に1回〜月に1回のルーチンは優先度「中」

　月に1回しかない粗大ゴミの日、とか、2週間に1回の生協などの申し込み、忘れやすくないですか。私は忘れやすいです。仕事だと以下のようなもの。

• 毎月最初の平日に勤務申請 毎月最初の平日 10分
• 毎月第3水曜日に請求書発行手続き確認 毎月第三水曜日 20分
• 中長期プロジェクトの見直し 第一・第三金曜日 30分
  

プライベートだと以下のようなもの

• 毎月20日にAmazonの定期便チェック 毎月20日 10分
• 2週に1回水槽の掃除 2週間後 30分
• 月に1回、風呂床を磨く 1ヶ月おき　1時間
• 月初に書道の課題をまとめて出す 毎月最初の日曜 30分
  

　たぶん色々あると思います。プライベートにも多いんじゃないでしょうか。これらは「1日くらい遅れてもあんまり大事じゃないけど、忘れずにやっとくと気持ちがいい」タスク達です。いっぺんに登録しようとしてもなかなか思い出せないので、思い出してやっているときに「あ、これルーチンだな」と気づいたら登録しておくと、翌月から「あれそろそろだっけ？」「もうずっと忘れてた」って事がなくなります。

　どちらかというと、心の安寧のためのルーチンワークです。ものすごく忙しい日には翌日に延ばしても良いように、本当の締切の1〜2日前にルーチンを設定しておくと良いです。2日くらい延期するまえにやっつけちゃえると理想です。登録するときのプライオリティは、中か低です。

四半期に1回〜年に1回のルーチンは優先度「低」

　1日か2日、時によっては一週間くらいずらしても大して影響がないけど、定期的にやっておくと全体のパフォーマンスが上がるルーチンワーク。私の場合は、以下のようなタスクが該当します。

• 四半期の仕事の振り返り 3月、6月、9月、12月の第二金曜日 1時間
• 半期の目標を立てる　12月・5月の第3月曜日　30分

　このあたりは、Outlookなどで既に予定として登録しておいても良いでしょう。

　プライベートでは以下のようなものです

• 服の整理 11月と4月の最初の週末　30分
• 一年の字を決める 元旦　30分
• 今年やりたいと思ってたことが進んでるかチェック 3ヶ月に1度 30分
  

　このあたりは、ちょっと時間をとってゆっくり考えたり整理したりしないと、腰が重くてなかなかやらないもの。でもやっておくと仕事や生活の充実度が少し上がるものたちです。優先度は高くないので、表示されてもやる日をずらしていくこともあります。1週間くらいでやれたらOK、最悪1ヶ月以内にはやっておきましょう、って感じくらいにしています。仕事の目標設定とかで、上司に報告が必要なものがある場合は、締切日あると思うのでそれは頑張ってくださいｗ

短期集中ルーチンは優先度「高」で着実に

　その他、短期集中ルーチンというのがたまに発生すると思います。主に中長期のタスクを行っている場合、「期間中の毎週金曜日に定例ミーティング」などが発生します。これらについて、何か事前準備が必要なミーティングの場合は「定例ミーティング用の資料準備」を木曜に登録しておくと便利です。これらは優先度「高」で着実につぶしていきましょう。ミーティング直前にバタバタせずにすみますよ。

プライベートのルーチンは、あえて手帳管理にしてもOK

　毎日毎日ルーチンをこなしていると「すごく必須でもないんだけど作業としては結構重たくて、なおかつ延期し続けているとストレスがたまる」ものはないでしょうか。

　私の場合、プライベートの

• 大掃除
• クローゼットの片付け
• 趣味でやっているものの片付け

　など、片付けや掃除類がそれにあたります。服を捨てるなども、上のリストに例として入れていますが「ああできなかった（しなかった）」なあ、って1週間、2週間と延期していくのは「私ってダメだなあ」の気持ちの醸成に繋がるので、あえて手帳（ムーンプランナー）に書いています。

　手帳は「毎日見る」というルーチンと「新月と満月の日に、前の期間にできなかったことをまとめてリスケする」というタスクだけをRTMに登録しておき（これはルーチンにできなかったので自分で1年分全部登録した…）、自分の都合の良さそうな次の期間にまるっと書き写すことを行っていますので、気分が乗ってる時に掃除や片付けをまとめてやることになりますｗ（水槽の掃除だけは生き物なのでRTMで管理してますが）

　まとめてやっつけると「私やればできるじゃん」って気持ちになるので、苦手なものは「手帳でゆる管理」がおすすめです。

できない自分も許そう

　私はこんな、タスク管理術の記事など書いてますけど、元来ルーズな人間です。自分に甘いし、根気よく続けていくことは、RTMなどのTo doツールの助けがないととてもできません。また、見えてるとこだけちゃんとやれればイイと思っているので、仕事についてはRTMでガチガチに管理していますが、プライベートの予定は甘々ですし、自己実現系のものも「1cmずつでも進んだら良いことにする」レベルの意識の低さです。

　そして、それは別に生まれ変わるレベルで習慣を変えなくても良いし、できない自分がいても許していいかなと思っています。だって、毎日毎日そんな頑張り続けてたら、疲れちゃうじゃないですか。仕事をRTMで管理してるのも「タスクに追われるのがいや」「タスクを潰し終わったらさっぱり忘れて遊びたい」からです。うっかり忘れてた事に泣きながら取り組むのが嫌いだからです。

　プライベートは、三日坊主も数日空けて繰り返せば続いていることにしていいですし、数日どころか数ヶ月や数年単位でやらなくても、またやればいいんです。またやらなくて、ついにはルーチンから外したとしても、かじったり経験したことは、なんかどっかで「それやったことあります」って面白い話題の一つになったりします。だから「続かなかったけど面白い経験だったな〜」くらいで次の新しい事を探してください。

　できない自分も許しつつ、許されない部分だけはタスクを落とさないように、To do リストと上手に付き合ってくださいね。

　相変わらず長い。ではまた。