Tipsてほどでもないんですけど、ちょっと知っとくと便利だなと言う小ネタです。というか私がどうやって毎日数百通くるメールをさばいてるかっつう話です。
コンテンツ
自動フィルタは極力使わない
メールは全部Inbox（受信箱）にINさせます。私がフィルタを使っているのは「システムが自動的に送ってくるお知らせで読まなくても支障ないもの」と「メルマガ系」のみです。未読メールで読まなくてはいけないものはすべて受信箱で受信します。
自動フィルタで分けちゃった方が楽じゃん。って私も思ってたんですけど「処理すべきもの」「見るべきもの」がたくさんのフォルダに散らばってると、まあ見ないです。あとでみようと思って別のものに気を取られて見逃します。なので「見なくてもいいやつ」だけを自動フィルタにしましょう。
私はトレーニング受けた後に送られてくる「トレーニング終わったよメール」とか「食堂から送られてくる本日のメニューメール」とかは自動フィルタにしてます（そしてたまったらまとめて捨てている）。
メール選別の時間と対応する時間を分ける
朝メーラー開くとだいたい100通以上未読メールが並んでいます。これをメールを見た順にタスクも返信もやっていこうとすると時間が溶けます。なので、朝イチでメールを見たときにはすぐ返信しない。まずは全部未読をなくすところから始めます。流し読みでざっくり処理します。
- メルマガ類、システムからのお知らせなどで読んだらもう不要なものは捨てます
- スケジュール登録系のものは承諾か仮承諾か拒否を決めて処理します
- タスクが発生するものはタスクフラグを立てるかRTMに登録
- 返信が必要なものは全返信ボタンを押して「あ」だけ書いてSaveし、元メールは案件別のフォルダに仕分け
- 読んだらOK（社内のお知らせとか部内のお知らせとか）なヤツは読んだ時点で「社内連絡」「部内連絡」などのフォルダに仕分け。あとから参照しそうなヤツには色フラグだけつけとく（重要、とかのやつ）
- 案件系のメールで読んでおけばOKなものは読んだ時点で案件別のフォルダに仕分け、続きを追いたいものだけ受信箱に残す。
こうすると、まず受信箱に「対応しなくてはいけないもの」「続きを追わなくてはいけないもの」だけが残ります。
これを未読メールがちょっとたまる毎にささっとやります。慣れると10通あたり2分くらいで終わります。秒で仕分けたり削除したりするヤツが増える。
フォルダは案件別に
仕分けフォルダは人別や部署別にしてはいけません。案件別やプロジェクト別にしましょう。同じ部署から別のプロジェクトの依頼が来たときに過去を追うのがめちゃくちゃ困難になります。私はクライアント別、プロジェクト別、あとは社内連絡と部内連絡とメルマガ系とアーカイブのフォルダがあります。
こうしておくと「あの案件のあの資料メールでもらったはずだったなあ」みたいな時にそのフォルダだけ検索すればすぐ出てくるのでとても楽です。あと自動仕分けじゃないのでゴミが混じってないので遡るのもすごく楽です。
タスクとして一覧するための小ネタ
「○○の資料作成をお願いします」「××について調べてください」みたいなタスクを伴うものについての処理の仕方。いくつかあります。
Outlookのタスク機能などを利用する
あまり時間がかからない作業を伴い、作業したよって返信したら良いメールに関しては、タスクのフラグを付けます。Outlookの場合、カレンダーの下にその日のタスクとしてタスクフラグがついたメールのタイトルだけ並ぶようになるので、時間が空いたときにそこから開いて作業し、返信が終わったら、案件別のフォルダに仕分けます。受信箱からいなくなります。
下書きフォルダをメールタスクリストにする
別に作業はないんだけど返信だけ必要なヤツは、受信箱仕分けの時にすでに「全返信ボタンを押して「あ」だけ書いてSave」しています。こうすると、下書きフォルダに「返信が必要な返信下書き」が並んでいます。時間があいたときにそこから開いて続きを書き（「あ」は消してください……）、返信したらおしまいです。
RTMに登録する
複雑な作業を伴う、または時間のかかる作業を伴うタスクについては、タスクを分解してRTMに登録します。ついでに「終わったら○○さんに返信」ってタスクもRTMに登録しておきます。受信箱に残しておいて、返信が終わったら案件別のフォルダに仕分けします。
検索を使いこなす
探したいときは既に案件別に分かれているので案件別に検索するととても楽。あと、あとから読みたくなるかもってやつは色フラグをたてているので、色フラグ検索するとそれだけピックアップできます。
ざっとこんな感じですかね。私は基本、左端にフォルダリスト、中央左にメールタイトル（サマリーはなし）右にメール本文ウィンドウみたいな感じで、タイトル選ぶとすぐ中身が見られるようにしていて、未読→既読も0秒にしています。読んだら即捨てるものもたくさんあるため、ゴミ箱に未読印があると気持ち悪いので。
このやり方をしていて、受信箱に既読のメールが100通以上たまっていて仕分けされていないと「細かい仕事ためすぎ」というのが視覚的にわかるため、一気に処理する時間を取ることもあります。そういうときはカレンダーで自分の時間をブロックして集中してやった方が良いです。
メール処理とか、メール見逃しとか、メール返信忘れとかで困ってる方、試してみてくださいねー。ではまた。
